Reclamar pago factura por email

Reclamar pago factura por email online

Para solicitar el pago de forma profesional, es importante asegurarse primero de que no hubo ningún error o mala comunicación sobre la factura. Envía un correo electrónico cortés a tu cliente explicándole que el pago está vencido y pídele que se asegure de que ha recibido la factura inicial y de que no ha habido ningún problema con ella.

Si no recibes respuesta del cliente después de la primera comprobación o si el cliente reconoce que ha recibido la factura pero tú sigues sin recibir el pago puntual, haz un seguimiento con un correo electrónico breve y profesional. Indica la fecha de vencimiento de la factura y cuántos días hace que venció. Recuérdale al cliente los gastos de demora incluidos en tus condiciones de pago y hazle saber que le cobrarás por el retraso. Recuérdale las diferentes formas en que puede enviar el pago y vuelve a adjuntar la factura original al correo electrónico antes de enviársela al cliente.

Puede parecer incómodo e intimidante, pero si tus peticiones de pago por correo electrónico no consiguen que el cliente pague tu factura, lo mejor es llamar por teléfono a tu cliente para resolver el problema de fondo. Cuando llames, identifícate y explica con calma y educación que has hecho un seguimiento por correo electrónico de un retraso en el pago. Si es posible, intenta conseguir el pago por teléfono mediante tarjeta de crédito o transferencia directa. Si no es posible, consigue un compromiso firme sobre la fecha y el método de pago. Mantén la profesionalidad y la amabilidad durante toda la llamada, agradeciendo a la persona su tiempo.

Recordatorio de pago antes de la fecha de vencimiento

Esté al tanto de los pagos atrasados de forma automática y consiga que las facturas se paguen antes. Los pagos atrasados pueden ser difíciles de rastrear y consumir mucho tiempo para perseguirlos. Deje que Chaser se encargue del trabajo pesado, con una persecución de facturas automatizada, educada y proactiva que le permita cobrar.

El correo electrónico es una herramienta increíblemente eficaz para el control del crédito. En Chaser hemos comprobado que aproximadamente el 80% de las facturas impagadas pueden cobrarse con éxito sólo mediante la persecución por correo electrónico. A pesar de lo poderoso que es, un número sorprendente de equipos financieros no mantienen su espada de correo electrónico afilada y es probable que vean un éxito drásticamente inferior con su control de crédito.

Entre las aberraciones más comunes de los correos electrónicos sobre facturas impagadas se encuentran un tono poco amistoso, la apariencia de automatización/falta de humanidad, un enfoque agresivo o prejuicioso de las facturas vencidas e incluso la persecución de los pagos por parte de la persona equivocada. Entendemos que algunos clientes responden de forma venenosa, ambigua o simplemente no lo hacen. Luego están los clientes que pagan constantemente con retraso sin importar lo que suceda. Eso es… hasta que lea esta guía, por supuesto.

Factura vencida

No importa el tipo de negocio que tengas. Está garantizado que vas a tener clientes que todavía te deben dinero, incluso después de haberte asegurado de decirles cuándo vence su pago.La realidad es que el 60% de las personas están ansiosas por sus facturas.  Claro, esa estadística es desde una perspectiva personal. Sin embargo, es seguro decir que el mismo sentimiento se traslada al mundo de los negocios también. No puedo imaginar que esas personas que se sienten nerviosas por sus facturas personales tengan un sentimiento diferente sobre las finanzas de su empresa.El inevitable pago atrasado es algo para lo que debe prepararse como propietario de una empresa.Lo más importante, sin embargo, no es lo que hace para prevenir los saldos de las cuentas atrasadas, sino cómo los maneja una vez que han llegado a este punto.

Si eres como la mayoría de las organizaciones, asignas una fecha de vencimiento para el pago de tu cliente un mes después de haber recibido tu factura. En un mundo perfecto, tus clientes te pagarían en el momento en que recibieran la factura por correo, pero no siempre es así. Sus clientes pueden tener un ciclo de facturación diferente al suyo, por lo que esperan a recibir el dinero para pagar sus deudas. Naturalmente, la espera abre la puerta a que se olviden por completo de que le deben dinero.El 35% de las personas admiten que no han pagado una factura porque se olvidaron de ella.Por lo tanto, es una buena idea enviar un correo electrónico de recordatorio de pago a sus clientes una semana antes de su vencimiento.Este correo electrónico debe utilizar un tono optimista. En otras palabras, debes enmarcarlo de una manera más centrada en el cliente. Al fin y al cabo, su cuenta sigue en buen estado con tu organización.

Carta de solicitud de pago de una cuenta atrasada

A continuación te explicamos cómo pedir el pago sin ser grosero, redactando un correo electrónico de solicitud de pago a un cliente, con cartas de solicitud de pago pendientes que puedes utilizar como ejemplo, además de algunos consejos, estrategias y planes de apoyo adicionales:

Si respondes de forma similar a todas estas preguntas, no tienes por qué sentirte mal a la hora de pedir el pago de forma directa: has cumplido tu parte del acuerdo de trabajo y ahora es lógico que esperes lo mismo de tu cliente.

Por supuesto, debes ser profesional, amable y educado en tus peticiones, y evitar que el cliente tenga una rabieta por sus facturas atrasadas, pero ser directo, preciso y persistente es siempre el camino a seguir.

Si envías tus correos electrónicos sobre las facturas a intervalos regulares, seguirás siendo educado y paciente, pero también mostrarás a tus clientes que eres profesional en cuanto a tus facturas y asuntos de pago. También demostrarás que eres alguien que valora su trabajo, lo que hará que el cliente también lo valore.

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