Reclamar el pago de una factura pendiente

Plantilla de facturas pendientes de pago

La morosidad de los clientes suele ser la principal fuente de problemas de tesorería de las empresas. Un estudio realizado por Siemens Financial Services reveló que una PYME típica del Reino Unido dedica una media de 130 horas al año a perseguir los pagos atrasados y las facturas impagadas suelen representar el 14% de la facturación anual de una pequeña empresa.

Por lo tanto, en ausencia de un periodo de pago establecido, puede considerar un pago como tardío 30 días después de haber entregado los bienes o servicios, o 30 días después de haber informado a su cliente de la deuda (lo que sea más tarde).

Todas las empresas tienen derecho a cobrar intereses de demora. Esto se detalla en la Ley de Morosidad de las Deudas Comerciales (Intereses) de 1998, que crea un derecho a los intereses legales en los contratos comerciales de suministro de bienes y servicios.

Por lo tanto, si usted suministra bienes y servicios con fines comerciales y no tiene una disposición para reclamar intereses de demora en sus términos y condiciones, puede ampararse en la citada Ley para reclamar tanto intereses como compensación. En resumen, permite a las empresas:

Plantilla de factura pendiente

En este caso, una carta de factura vencida servirá para notificar al cliente que usted pasará su cuenta a una agencia de cobros en un determinado número de días si no recibe el pago. O, si aún no recibes el pago, avisa al cliente de que la agencia de cobros se pondrá en contacto con él.

Entrepreneur recomienda ofrecer a su cliente un plan de pagos si el aumento de los cargos por demora no parece inquietarle. Divida el total de la factura en trozos manejables. No es lo ideal, pero al menos aumentas la probabilidad de que te paguen.

El software de facturación suele incluir la opción de automatizar los recordatorios para solicitar el pago. Puedes establecer cuándo quieres que se envíe un recordatorio -después de un día, 30 días, 60 días, lo que quieras- y un mensaje personal con cada uno. De esta manera no tienes que establecer recordatorios en tu calendario y enviar un correo electrónico al cliente en cada fecha.

Los recordatorios de facturas vencidas deben adaptarse a la situación, tanto si la factura lleva un día de retraso como si lleva 90 días. Aquí tienes algunos recordatorios de pago amables pero firmes que puedes enviar para mejorar tus posibilidades de cobrar la deuda.

Facturas no pagadas en 30 días

La carta calcula el total de la deuda pendiente, incluyendo, en algunos casos, los intereses devengados por los importes atrasados. También incluye la hoja de información, el formulario de respuesta y el formulario de declaración financiera que debe presentar antes de acudir a los tribunales.

Utilice esta carta sólo si ha enviado una o más facturas a una persona u organización por bienes suministrados o servicios prestados en el Reino Unido. Lo ideal es que haya enviado al menos una carta de reclamación previa.

No puede utilizarse si el destinatario ha impugnado su reclamación de pago. En Inglaterra y Gales, tampoco puede utilizarla durante cualquier periodo de “respiro” que se les haya concedido en virtud del programa de respiro de deudas.

Perseguir las facturas impagadas

La respuesta es actuar con prontitud y ser proactivo en la gestión de los morosos. El plazo de prescripción de los asuntos contractuales es de 6 años, lo que significa que cualquier factura impagada en los últimos 6 años puede ser recuperada. Las empresas deberían revisar todas las facturas impagadas, ya que podrían recuperar una cantidad sustancial de dinero no pagado en los últimos 6 años.

El primer paso es siempre enviar una carta o un correo electrónico cortés pero firme al deudor recordándole que la factura está pendiente de pago. Si la factura sigue sin pagarse, hay que enviar una carta al deudor explicando, entre otras cosas, que si la factura no se paga en el plazo indicado, la organización se reserva el derecho de reclamar la factura ante los tribunales civiles para reclamar el importe adeudado, los intereses de la reclamación y las costas judiciales.

Si el importe en litigio es inferior a 10.000 libras esterlinas, la reclamación puede iniciarse en el Tribunal de Demandas de Menor Cuantía de Inglaterra y Gales. En esta vía, sólo pueden recuperarse las tasas judiciales y unas costas limitadas. El tribunal puede conceder intereses según lo indicado anteriormente. En circunstancias excepcionales, el tribunal puede ordenar al demandado que no sea razonable que pague costes adicionales. Esta es la excepción y no la regla. Los clientes pueden utilizar el procedimiento en línea del Tribunal de Demandas de Menor Cuantía y representarse a sí mismos si lo desean.

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