Carta reclamación facturas pendientes de pago

tb1100-05-23 sap business one 9.3: cartas de reclamación

Si alguna vez ha tenido un pago atrasado, ha visto una carta de reclamación.El término “carta de reclamación” es la jerga contable para referirse a un escrito que recibe de una empresa de la que ha utilizado servicios, pero que aún no ha pagado. El término “carta de reclamación” es la jerga contable para referirse a un escrito que recibes de una empresa que te ha prestado servicios pero que aún no has pagado. Has aplazado el pago durante tanto tiempo que la empresa a la que has comprado bienes y/o servicios no tiene más remedio que enviarte otra notificación de que todavía les debes dinero.

Tal vez haya esperado para pagar el saldo pendiente porque todavía está ahorrando para intentar pagar lo que compró. O tal vez estés a cargo de un negocio que está esperando a cobrar sus saldos pendientes antes de pagar las deudas que tiene. Independientemente de la cara de la moneda en la que te encuentres, recibir este tipo de mensajes es algo molesto, pero son una pieza esencial en cualquier proceso de cobro bien engrasado. Sin embargo, no todas las organizaciones comprenden este hecho. Incluso si lo hacen, eso no significa que estén escribiendo y enviando mensajes efectivos.

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Su cliente le ha dado largas. Ha escuchado todas las excusas para no pagar bajo el sol. Ha llegado al límite de sus posibilidades. Ha llegado el momento de tomarse en serio el cobro de esa morosidad.

Creemos que lo mejor que puede hacer en esta etapa es involucrar a un tercero para que cobre la deuda por usted. Esto aumenta inmediatamente la gravedad de la situación en la mente del deudor y hace que sea más probable que pague rápidamente. ¿Por qué no prueba nuestro servicio de cobro de deudas CreditXS? Mantenemos la profesionalidad y la ausencia de emociones, permitiéndole seguir con lo que mejor sabe hacer: dirigir su negocio. Podemos añadir a la deuda los intereses de demora y nuestros honorarios, por lo que el servicio podría acabar no costándole nada.

Sin embargo, si está decidido a dedicar su propio tiempo a perseguir los pagos atrasados, aquí tiene algunos ejemplos de plantillas de cartas de retraso escritas por los expertos de My Credit Controllers que puede modificar para su propio uso.

Antes de enviar esta carta, debería comprobar si la empresa que le debe dinero sigue en activo. Hemos desarrollado una herramienta web fácil de usar para hacer precisamente eso: compruebe si la empresa sigue en activo aquí.

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Si tiene clientes que compran a crédito, entonces ya sabe que las cartas de reclamación (también conocidas como cartas de cobro) son una parte del negocio. Los clientes no siempre pagan sus facturas a tiempo y en muchos casos necesitan un recordatorio. Ahí es donde entra en juego la redacción de una carta de reclamación eficaz que diga esencialmente “su cuenta está atrasada y aquí tiene cómo pagarnos”.    Estos son algunos consejos profesionales para cobrar las facturas pendientes y, al mismo tiempo, preservar la relación y los futuros negocios con ese cliente.

Cuando un cliente ha llegado al punto en el que se requiere una carta de reclamación, asegúrese de realizar un informe actualizado y reunir información actual sobre la factura y la cuenta en cuestión. Algunas empresas que se basan en procesos de cobro manuales en papel u hojas de cálculo con semanas o meses de antigüedad acaban enviando cartas de reclamación a clientes que ya han pagado. Esto no sólo es una pérdida de tiempo y esfuerzo, sino que puede dañar la relación con ese cliente.

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En el momento en que una factura llega a su fecha de vencimiento y permanece impagada es el momento de levantar el teléfono. Conviene tener en cuenta, cuando se quiere cobrar una deuda, que la mayoría de las empresas responden bien al contacto humano. Puede que hayan estado ocupadas y sólo necesiten un pequeño aviso para recordarles que deben pagar. Una llamada amistosa es una buena manera de mantener una buena relación con el cliente y, si paga, una forma sencilla de reclamar la deuda.

Las cartas de reclamación son una serie de notas recordatorias para instar a los morosos a pagar las facturas pendientes. Pueden emitirse semanalmente una vez que una factura ha vencido y pueden enviarse automáticamente por correo electrónico. También puede optar por enviar cada carta por correo. Es una buena idea mantener una plantilla de borradores de cartas en espera para poder reaccionar rápidamente ante cualquier factura vencida. Las cartas de reclamación están sujetas a las leyes de las distintas jurisdicciones que regulan el nivel de amenaza que representan, por lo que es conveniente asesorarse sobre el territorio en el que se encuentra su deudor.

Cuando utilice las cartas de reclamación para cobrar la deuda, debe seguir un orden específico. La primera carta debe alertar a su cliente del hecho de que una factura está vencida. Debe incluir el número de factura, la fecha, la fecha de vencimiento y el importe. De hecho, todas las cartas deben incluir esta información.

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