Crear un formulario en excel para buscar datos

Cómo crear un formulario de entrada de datos en excel sin un formulario de usuario

Utilizar Excel para almacenar registros de datos es una alternativa muy utilizada -aunque a veces frustrante- a la creación de una base de datos. Sin embargo, el formulario de entrada de datos en Excel es una herramienta fundamental. Este artículo proporciona todos los pasos necesarios para empezar a utilizar el formulario de entrada de datos de Excel. Si busca algo más sencillo, descargue la plantilla gratuita de Excel para empezar inmediatamente.

Utilice esta plantilla gratuita para crear un formulario de entrada de datos personalizado que le permita aplicar múltiples restricciones a un campo (como que sea numérico y de cinco dígitos para un campo de código postal), hacer que un campo sea obligatorio o que sea único respecto a todos los demás registros (por ejemplo, para un número de pedido). Introduzca el número de campos necesarios para cada registro, seleccione un título y opciones para cada campo del registro y, a continuación, pase a la segunda hoja para empezar a introducir los datos.

Excel ofrece la posibilidad de facilitar la entrada de datos mediante un formulario, que es un cuadro de diálogo con los campos de un registro. El formulario permite la introducción de datos, una función de búsqueda de las entradas existentes y la posibilidad de editar o eliminar los datos.

Formulario de entrada de datos en excel con lista desplegable

Un formulario de datos proporciona un medio conveniente para introducir o mostrar una fila completa de información en un rango o tabla sin desplazarse horizontalmente. Puede encontrar que el uso de un formulario de datos puede facilitar la entrada de datos en lugar de desplazarse de columna en columna cuando tiene más columnas de datos de las que se pueden ver en la pantalla. Utilice un formulario de datos cuando un simple formulario de cuadros de texto que enumere los títulos de las columnas como etiquetas sea suficiente y no necesite características sofisticadas o personalizadas del formulario, como un cuadro de lista o un botón de giro.

Importante: Si ve un mensaje que dice “Demasiados campos en el formulario de datos”, tiene que reducir el número de columnas, porque un formulario de datos sólo puede contener hasta 32 columnas. Una solución (cuando se trabaja con un rango de columnas) es insertar una columna en blanco, dividiendo efectivamente un rango en dos rangos. A continuación, si es necesario, cree un formulario de datos independiente para las columnas situadas a la derecha de la columna en blanco.

Plantilla de formulario de entrada de datos de excel descarga gratuita

De las características que describo arriba, los UserForms son una de las alternativas más poderosas y eficientes. A menos que la información o los datos que necesite obtener del usuario sean limitados, los UserForms suelen ser una buena solución.

Este Tutorial va acompañado de un ejemplo de libro de Excel que permite seguir cada uno de los pasos que describo en la segunda sección. Puede obtener acceso inmediato y gratuito a este libro de trabajo haciendo clic en el botón de abajo.

Un UserForm es un objeto. Este objeto representa una ventana o cuadro de diálogo dentro de la interfaz de usuario de Excel. Trabajando con el objeto UserForm, puedes crear fácilmente cuadros de diálogo personalizados. Cada uno de estos cuadros de diálogo que cree se mantiene dentro de un objeto UserForm.

Puede pensar en un UserForm como un lienzo en blanco. Dentro de este lienzo, puede colocar diferentes elementos, conocidos como controles. Los controles son, a su vez, objetos. Los controles del UserForm son los objetos con los que los usuarios trabajan para proporcionar información a través del UserForm.

Más adelante encontrará una descripción de los principales controles con los que puede trabajar. Estos controles se utilizan habitualmente dentro de los cuadros de diálogo incorporados en Excel. Por lo tanto, una vez creados, la apariencia general y el comportamiento de los cuadros de diálogo personalizados que cree con UserForms suele ser como el de los cuadros de diálogo incorporados de Excel.

Crear un formulario de entrada de datos en excel

Cuando se trata de introducir información en hojas de cálculo de Excel, la mayoría de la gente lo hace de la manera tradicional: celda por celda, fila por fila. Para que el proceso sea más fácil de usar y consuma menos tiempo, puedes utilizar un formulario especial de entrada de datos. Te ayudará a centrarte en los registros individuales, de uno en uno, sin tener que desplazarte horizontalmente entre las columnas.

¿Cómo suelen rellenar los usuarios las tablas de Excel? Escribiendo los datos directamente en las celdas. A veces, se desplaza hacia arriba para ver los títulos de las columnas y otras veces se desplaza hacia la derecha y luego vuelve al principio de la tabla. Con grandes conjuntos de datos, existe la posibilidad de confundir algo e introducir información en una celda equivocada.

Para facilitar la introducción, puedes pedir a Excel que muestre una fila de información en un práctico cuadro de diálogo. Aquí puedes añadir con precisión nuevos registros, así como actualizar y editar los existentes. También puedes configurar la Validación de Datos para asegurarte de que sólo se aceptan las entradas que cumplen ciertos criterios.

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